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Cómo configurar y usar Spaces en Gmail y Google Chat

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En su conferencia anual de desarrolladores Google I / O en mayo de este año, Google anunció Smart Canvas, un conjunto de funciones que estarán disponibles dentro del espacio de trabajo de Google y que deberían cambiar su experiencia al trabajar y colaborar con otros. En ese momento, Smart Canvas estaba disponible exclusivamente para los clientes de los planes Business Starter, Business Standard, Business Plus y Enterprise y no para las cuentas regulares de Gmail gratuitas.

Ahora, Google es haciendo un par de esas funciones colaborativas disponibles para todos sus usuarios, incluidos los de su nivel gratuito. Con los cambios más recientes, ahora puede usar la mayoría de las aplicaciones de Google desde la misma pantalla sin abrir un montón de pestañas para cada una de ellas y también colaborar al mismo tiempo. En esta publicación, explicaremos cuáles son estos nuevos cambios disponibles para su cuenta de Google, dónde puede usarlos, cómo configurarlos y comenzar a usarlos desde su cuenta de Gmail.

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Un poco de historia …

En julio del año pasado, Google Anunciado un rediseño completamente nuevo de Gmail para los usuarios de sus planes premium de G Suite para hacer «un mejor hogar para el trabajo». Al integrar sus servicios centrales como video, chat, correo electrónico, archivos y tareas, Google dijo que Gmail ya no es solo una aplicación de correo, sino también una plataforma que le permite acceder a todas las aplicaciones de Google desde la misma pantalla a través de lo que llamaron un espacio de trabajo ”.

La medida vino como un medio para crear esta experiencia unificada donde puede enviar correos electrónicos, chatear con otros, colaborar en documentos y hacer videollamadas dentro de una sola pestaña del navegador. En meses, la empresa comenzó desplegando el «espacio de trabajo integrado» para todos los clientes de G Suite (ahora Workspace) con las siguientes funciones:

  • Usar el chat de Google dentro de Gmail
  • Crear espacios para enviar mensajes a un grupo de personas, compartir archivos y asignar tareas
  • Colabora con otros a través de Google Meet
  • Abra y co-edite documentos con otras personas sin salir de Gmail
  • Configura tu disponibilidad
  • Obtenga resultados de búsqueda que se han integrado con Gmail y Google Chat

Avance rápido hasta ahora, Google ahora trayendo dos de sus funciones de Workspace para las cuentas de Google gratuitas (leídas como «todas»): Google Chat y su «espacio de trabajo integrado» que anteriormente solo estaba disponible para los usuarios de Google Workspace de pago. Lo que esto significa es que usted y los otros 3 mil millones de usuarios ahora tendrán acceso a la experiencia completa de Google Workspace de forma gratuita.

¿Qué es el nuevo «espacio de trabajo integrado» en Gmail?

El nuevo «espacio de trabajo integrado» traerá la mayoría de sus funciones de colaboración dentro de la barra lateral de Gmail con acceso a Google Chat, Spaces y Meet. Puede colaborar con otros en las aplicaciones de Google en Gmail, pero en realidad no está presente en esta barra lateral. En cambio, está disponible cuando comparte un documento de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones con alguien en Chat o Spaces (anteriormente Spaces).

Cuando se abre un documento de este tipo, debería ver la nueva interfaz dentro de Gmail que ahora carga el documento a la derecha y muestra su hilo de Google Chat activo a la izquierda. Otro cambio significativo se produce en la forma de su estado de chat de Google, que ahora es fácilmente accesible en la esquina superior derecha de la ventana de Gmail. De forma predeterminada, lo etiquetará como «Activo» con un icono verde, pero puede cambiar rápidamente a «No molestar» o «Ausente» para minimizar las distracciones.

Lea más abajo en esta publicación para saber cómo puede habilitar el nuevo «espacio de trabajo integrado» en su cuenta de Google y utilizar todas las funciones nuevas que contiene.

Espacio de trabajo integrado o Google Rooms o Spaces: ¿cómo lo llamas?

En el momento de su anuncio el año pasado, Google llamó a las nuevas funciones de colaboración en los espacios de chat “espacio de trabajo integrado”, aunque fueron las salas de chat las que constituyeron una parte importante de las funciones. Cuando se implementaron las nuevas funciones en septiembre, la compañía siguió llamándolo «espacio de trabajo integrado», pero también reveló «Habitaciones» como uno de los componentes distintivos de la nueva interfaz de Gmail.

Con su última entrada en el blog, Google ha aclarado que Rooms cambiará el nombre a «Spaces» y ofrecerá una sección dedicada a la gestión de personas, temas y conversaciones. La compañía dice que el cambio de Rooms a Spaces se llevará a cabo durante el verano, pero por ahora, las nuevas funciones colaborativas todavía están disponibles como Rooms dentro de la aplicación Gmail.


Actualizar [September 14, 2021]: «Spaces» ahora finalmente está disponible dentro de Google Chat y Gmail con ambas aplicaciones en Android obteniendo el nuevo cambio de marca. En Gmail, Spaces está presente para teléfonos con Android 12 beta; lo que podría significar que la función puede haber sido incorporada junto con el rediseño de Material You para la aplicación Gmail en el próximo sistema operativo Android. Sin embargo, en Google Chat, la nueva pestaña Spaces también está visible en Android 11, siempre que esté ejecutando la última versión de Google Chat desde Play Store.

En los clientes web de Gmail y Google Chat, sin embargo, todavía muestra «Salas» en lugar de «Espacios», pero según los desarrollos recientes, deberíamos comenzar a ver espacios dentro de ambos servicios en el corto plazo.


Si esto no fuera lo suficientemente confuso, esta no es la primera vez que Google marca algo como «Spaces», ya que la compañía una vez experimentó con una aplicación de mensajería en 2016 antes de cerrarla por completo en ocho meses.

Dado que la nueva función ha comenzado a aparecer en los teléfonos inteligentes de los usuarios como Spaces, nos limitaremos a usar «Spaces» para el resto de esta publicación.

Cómo habilitar Google Spaces para la colaboración

Se puede acceder al nuevo «espacio de trabajo integrado» dentro de Gmail solo después de presionar el interruptor en el chat de Google dentro de la interfaz de correo electrónico de Google, lo cual no tiene mucho sentido, pero la presencia de dicha opción significa que puede volver a la antigua Gmail si encontrar todas sus nuevas características abrumador de manejar. Este paso particular de configuración solo se puede realizar en un escritorio y no en la aplicación Gmail de su teléfono.

Para empezar, abra mail.google.com en la web e inicie sesión con su cuenta de Google si no lo ha hecho. Dentro de Gmail, haga clic en el icono de la rueda dentada en la esquina superior derecha.

Cuando se abra el panel de Configuración rápida en el lado derecho, haga clic en la opción ‘Ver todas las configuraciones’ en la parte superior.

Esto abrirá la pantalla de Configuración dentro de Gmail. Aquí, seleccione la pestaña ‘Chat and Meet’ en la parte superior.

En «Chatear y reunirse», seleccione la opción «Chat de Google» dentro de «Chat». Antes de su selección, «Hangouts clásicos» se seleccionará de forma predeterminada.

Aparecerá un cuadro de diálogo que dice «Bienvenido al chat en Gmail». Para confirmar su cambio al nuevo «espacio de trabajo integrado», haga clic en «Aceptar».

Además, puede elegir en qué lado de la bandeja de entrada desea que aparezca el chat de Google seleccionando su opción preferida dentro de ‘Posición de chat’.

Debe guardar los cambios para que su configuración surta efecto. Haga clic en el botón «Guardar cambios» en la pantalla y espere a que se vuelva a cargar Gmail.

Una vez que se recargue Gmail, debería poder ver el nuevo «espacio de trabajo integrado» que muestra Correo, Chat, Salas y Reuniones como pestañas en la barra lateral izquierda / derecha.

¿Dónde puede acceder a todas las aplicaciones de Google para la colaboración?

Dado que el nuevo «espacio de trabajo integrado» gira en torno a Google Spaces (que pronto se convertirán en espacios), puede utilizarlo en cualquier lugar donde se pueda acceder a Google Spaces. Aunque la experiencia unificada está diseñada principalmente para Gmail en la web, hay un espacio más desde donde puede acceder a ella. Una vez que se ha habilitado el interruptor de chat de Google dentro de Gmail, como explicamos anteriormente, puede usar el «espacio de trabajo integrado» de Google directamente en el chat de Google en la web.

Entonces, para responder a su pregunta, puede acceder al nuevo «espacio de trabajo integrado» para la colaboración yendo a:

Cómo configurar un espacio en el chat de Google

Una parte integral del nuevo «espacio de trabajo integrado» dentro de Gmail es Google Space, al que se puede acceder desde una barra lateral en Gmail y Google Chat. Siga los pasos a continuación para configurar un espacio para comenzar a colaborar con otros.

Crea un espacio

En PC

Abrir cualquiera Gmail o Chat de Google en un navegador web en su computadora e inicie sesión con su cuenta de Google, si aún no lo ha hecho. Dependiendo de cómo lo haya configurado, debería ver la pestaña Espacios o Habitaciones en la barra lateral izquierda o en la derecha.

Si no ha accedido a Google Spaces antes, se minimizará en la barra lateral izquierda. Para expandirlo, haga clic en la flecha adyacente a la pestaña Espacios o Habitaciones.

Para crear un espacio o sala en Google Chat o Gmail, haga clic en el icono ‘+’. Cuando aparezca un menú adicional, seleccione la opción «Crear sala».

Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo ‘Crear un espacio’, que le pedirá que ingrese el nombre del espacio que está a punto de crear en el primer campo de texto.

A continuación, deberá ingresar el nombre o la dirección de correo electrónico de las personas que desea agregar al chat.

Una vez que haya agregado a todos al espacio, haga clic en ‘Crear’.

Su espacio debe crearse y será visible en la pestaña ‘Espacios’ en la barra lateral de Gmail o Google Chat.

En el teléfono

Como se explicó anteriormente, puede acceder a Spaces en las aplicaciones de Gmail o Google Chat en su teléfono. Para acceder a la sección Espacios y crear un espacio, abra cualquiera de esas aplicaciones y seleccione la pestaña ‘Espacios’ en la parte inferior. Dentro de Spaces, toca la burbuja ‘Nuevo espacio’ en la esquina inferior derecha de tu pantalla.

A continuación, seleccione la opción ‘Crear un espacio’ en la pantalla.

Ahora, agregue un nombre para su espacio dentro de la pantalla ‘Crear un espacio’ y luego toque en ‘Siguiente’.

En la siguiente pantalla, podrá agregar personas a su espacio directamente. Puede agregar personas a partir de sugerencias según las personas con las que se contacta con frecuencia o buscar su nombre o dirección de correo electrónico en el campo de texto de arriba. Simplemente toque el nombre de la persona para agregarlos a su espacio y una vez que todos hayan sido agregados, toque ‘Listo’ en la esquina superior derecha de su pantalla para completar el proceso.

Agregar personas a un espacio

Si bien se le pedirá que agregue personas a un espacio en el momento de crear uno, puede agregar más personas a un espacio seleccionando el espacio en la barra lateral de Gmail o Chat para ingresar uno.

Una vez que esté dentro de un espacio, haga clic en el nombre del espacio en la parte superior, justo debajo de la barra de búsqueda.

Cuando aparezca un menú, seleccione la opción ‘Agregar personas’.

Dentro del cuadro de diálogo ‘Agregar personas al espacio’, ingrese el nombre o la dirección de correo electrónico de las personas a las que desea invitar al espacio y luego haga clic en ‘Enviar’.

En el teléfono, puede agregar a cualquier persona incluso después de que se hayan creado sus espacios. Para esto, abra los espacios que creó anteriormente y toque el nombre del espacio en la parte superior de su pantalla.

Dentro de la pantalla ‘Opciones de conversación’ que aparece a continuación, toque ‘Invitar personas’ y comience a agregar más personas a su espacio.

Únete a un espacio al que estás invitado

Si alguien creó un espacio para que te unieras, recibirás una invitación en Gmail. Para acceder a la invitación, abra mail.google.com en un navegador web e inicie sesión en su cuenta de Google. Dentro de Gmail, busque el correo electrónico que dice «[Name of] Espacio – Invitación para unirse ”y abrirlo.

Cuando se abra el correo, debería poder ver su invitación y quién se la envió. Para unirse al espacio al que ha sido invitado, haga clic en la opción Abrir en el chat de Google dentro de la invitación.

Aparecerá una nueva ventana emergente que le mostrará una vista previa del Espacio hasta ahora. Haga clic en el botón ‘Unirse’ en esta ventana emergente para ingresar al espacio.

La pantalla de Gmail cambiará ahora al espacio que acaba de ingresar y le mostrará todas las pestañas de la izquierda y el historial de mensajes del espacio en el panel derecho.

Alternar historial de mensajes

Usted y los demás en un espacio pueden optar por mantener el historial de mensajes habilitado o deshabilitado en cualquier momento y esta opción está disponible incluso para los miembros del espacio que no lo crearon. Cuando el historial de mensajes está desactivado, todas las conversaciones que ocurren dentro de un hilo se eliminan después de 24 horas. Si el historial de mensajes está habilitado, todos los mensajes de la conversación se mantendrán indefinidamente.

Para alternar el historial de mensajes en los espacios, ingrese un espacio en Gmail o Google Chat. Dentro de un espacio, haga clic en el nombre del espacio en la parte superior.

En el menú que aparece, puede hacer clic en ‘Activar / desactivar historial’ para habilitar o deshabilitar el Historial de mensajes para las conversaciones que tienen lugar dentro del espacio.

Cualquiera en un espacio puede alternar el historial de mensajes y cualquier cambio realizado será visible para todos en el espacio.

En el teléfono, puede alternar el historial de mensajes abriendo primero el Espacio y luego tocando el nombre del Espacio en el …

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